Departamenti i Financave dhe Shërbimeve të Përgjithshme
Detyrat dhe përgjegjësitë e Departamentit të Financave dhe Shërbimeve të Përgjithshme janë:
- Menaxhon dhe mirëmban informacionin në lidhje me ministrinë e burimeve njerëzore, ndihmon menaxhimin në organizimin e brendshëm, siguron mbështetje administrative, logjistikë dhe shërbime të teknologjisë së informacionit;
- Siguron zbatimin e procedurave për përzgjedhjen dhe punësimin e personelit të kualifikuar, në përputhje me ligjin në fuqi;
- Koordinon përgatitjen, zbatimin, raportimin dhe vlerësimin e buxhetit të ministrisë;
- Koordinon zbatimin e detyrimeve financiare të ministrisë;
- Mirëmbanë pajisjet e IT-së dhe ofron shërbime të IT-së;
- Menaxhon sistemin e arkivit dhe dokumentet e brendshme të ministrisë;
- Ofron shërbime logjistike për ministrinë.
Shefi i Departamentit të Financave dhe Shërbimeve të Përgjithshme i raporton Sekretarit të Përgjithshëm
Ky departament përfshin Divizionet e mëposhtme:
- Divizioni për Burimet Njerëzore;
- Division of Budget and Finance;
- Division of IT and Logistic Services.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Divizionet
Divizioni për Burimet Njerëzore
Detyrat dhe përgjegjësitë e Divizionit për Burime Njerëzore janë:
- Koordinon planifikimin e burimeve njerëzore;
- Administron rekrutimin e stafit
- Kontribuon në rritjen e performancës duke motivuar dhe zhvilluar trajnimin e stafit;
- Siguron zbatimin e procedurave për rekrutimin dhe përzgjedhjen, disiplinën, trajtimin e ankesave, kërkesat për pushime, vlerësimin e performancës, etj.
Shefi i Divizionit për Burime Njerëzore i raporton Sekretarit të Përgjithshëm, në terma operacionalë, dhe Shefit të Departamentit të Financave dhe Shërbimeve të Përgjithshme, në një kapacitet administrativ.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Divizioni për Buxhet dhe Financave
Detyrat dhe përgjegjësitë e Divizionit për Buxhet dhe Financa janë:
- Përgatit propozimet e buxhetit;
- Koordinon çështjet e buxhetit për të gjithë strukturën organizative të ministrisë;
- Monitoron dhe raporton për ekzekutimin e buxhetit;
- Siguron që kostot financiare të bëhen në përputhje me rregullat dhe procedurat buxhetore;
- Menaxhon rezervat e parave të gatshme dhe siguron që kontrolli i brendshëm financiar të bazohet në parimet e llogaridhënies;
- Siguron bashkëpunim të ngushtë me auditorin e brendshëm dhe të jashtëm në përgatitjen e buxhetit dhe auditimin e pasqyrave financiare.
Shefi i Divizionit për Buxhet dhe Financa i raporton Sekretarit të Përgjithshëm, në terma operacionalë dhe Shefit të Departamentit të Financave dhe Shërbimeve të Përgjithshme, në një kapacitet administrativ.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Divizioni për IT dhe Shërbime Logjistike
Detyrat dhe përgjegjësitë e Divizionit për Shërbime të IT dhe Logjistikës janë:
- Ofron mbështetje logjistike për takimet e stafit të ministrisë;
- Ofron informacion dhe aftësi në fushën e mbështetjes teknologjike;
- Menaxhon inventarin dhe depot e ministrisë;
- Koordinon kërkesat dhe nevojat e ministrisë për mallra dhe pajisje të zyres për vendin e punës;
- Menaxhon dhe nevojat e transportit të automjeteve të ministrisë;
- Mirëmban dhe administron sistemin e arkivit të ministrisë.
Shefi i Divizionit për Shërbime të IT-së dhe Logjistikës raporton tek Shefi i Departamentit.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Divizioni për Auditim të Brendshëm
Detyrat dhe përgjegjësitë e Divizionit për Auditim të Brendshëm janë:
- Siguron zbatimin e duhur dhe pajtueshmërinë me ligjet, rregulloret, politikat, udhëzimet dhe manualët e përshkruar nga legjislacioni;
- Siguron përgatitjen në kohë të planit strategjik të auditimit bazuar në vlerësimin e rrezikut;
- Organizon, kryen dhe mbikëqyr të gjitha aktivitetet e auditimit të brendshëm dhe paraqet rezultatet e auditimit, në përputhje me ligjin në fuqi;
- Përgatit dhe dorëzon raporte tremujore dhe vjetore për të gjitha aktivitetet e auditimit;
- Përgatit dhe zbaton programin e sigurimit të cilësisë për vlerësimin e funksionit të auditimit të brendshëm dhe të jashtëm;
- Raporton drejtpërdrejt te menaxhmenti i lartë dhe Komiteti i Auditimit, për secilin tregues të veprimtarisë së mashtrimit ose korrupsionit, ofrojnë sugjerime për përmirësimin e situatës dhe nëse menaxhmenti i lartë nuk ndërmerr masat e duhura, njofton autoritetet e tjera kompetente.
Shefi i Divizionit për Auditim të Brendshëm raporton tek Ministri.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Divizioni për Komunikim Publik
Detyrat dhe përgjegjësitë e Divizionit të Komunikimit Publik janë:
- Ofron mbështetje profesionale për Ministrinë në fushën e komunikimit dhe informacionit;
- Propozon, zhvillon dhe siguron zbatimin e planeve të komunikimit të ministrisë;
- Organizon konferenca për media dhe përgatit njoftime për shtyp, deklarata, raporte dhe botime të tjera në media;
- Mirëmban faqen zyrtare të ministrisë;
- Koordinon kërkesat për qasje në dokumente publike dhe përgatit raporte për zbatimin e Ligjit për Qasje në Dokumente Publike.
Shefi i Divizionit për Komunikim Publik raporton tek Sekretari i Përgjithshëm.
___________________________________________________________________________________________________________________________________
Divizioni për Prokurorim
Detyrat dhe përgjegjësitë e Divizionit për Prokurim Publik janë:
- Përgatit, koordinon dhe zbaton planin vjetor të Ministrisë në fushën e prokurimit publik, në përputhje me ligjin në fuqi;
- Siguron që të gjitha kërkesat e prokurimit janë përgatitur në përputhje me rregullat dhe procedurat e prokurimit;
- Përcakton metodologjinë për prokurimin e tenderit dhe procedurat e vlerësimit të çmimit;
- Jep këshilla dhe ndihmon menaxhmentin në marrjen e vendimeve në lidhje me mosmarrëveshjet që mund të lindin në rastin e ekzekutimit të kontratave.
Shefi i Divizionit për Prokurimit raporton tek Sekretari i Përgjithshëm.